emecebe reloaded

Bine ai venit la EMCB
24.11.2017, 09:12

Timpul ca resursa

Sanatate Publica

VIOLETA FRÂNCU1, O. FRÂNCU 2, MANUELA HOZAN3

 

 1Facultatea.de Medicină „Victor Papilian” Sibiu,2Spitalul de Pneumoftiziologie, Sibiu, 3Centrul de Sănătate Publică Sibiu


Articol preluat din Revista Acta Medica Transilvanica pentru sectiunea EMC sanatate publica si management sanitar , luna decembrie 2008.

“Timpul nostru este viața noastră și alături de sănătate și singura resursă pe care o primim odată cu nașterea”.

Trăim într-o perioadă caracterizată prin foarte multe schimbări, care pentru unii înseamnă o etapă plină de confuzie și nesiguranță, iar pentru alții o perioadă favorabilă, cu multiple oportunități. În acest context, timpul devine o resursă importantă de care dispunem, mai ales prin faptul că este limitat, nu poate fi produs, nu poate fi recuperat și nu este reversibil (2).

Fiecare dintre noi dispune de același fel de timp, care se măsoară în același mod. Cei mai mulți oameni afirmă însă, că nu au timp destul, dar studiile arată că jumătate din timpul disponibil este irosit.

                În literatura de specialitate sunt descrise anumite semnale care atestă faptul că irosim timpul și anume (5):

·         facem același lucru de două ori, pentru că prima dată am uitat ceva;

·         realizăm doar pe jumătate din ceea ce ne-am propus pentru o anumită zi și nu știm din ce cauză (doar am lucrat…);

·         listele de probleme pe care le avem de îndeplinit sunt din ce în ce mai lungi;

·         mapa cu lucrări în așteptare crește pe zi ce trece;

·         este imposibil să găsim un document important atunci când avem nevoie de el (legile lui Murphy) etc.

·         toate aceste exemple sugerează anumite deficiențe de organizare a activității, care duc la irosirea timpului. Pe termen scurt, aceste semnale pot fi fără importanță; pe termen lung însă, devin o problemă care diminuează performanța individuală și favorizează instalarea stării de stres.

Organizarea timpului depinde în mare măsură, de cât de organizată este o persoană în general. Unii consideră că a fi organizat este un efort nu tocmai necesar. Totuși, timpul poate fi economisit, începând prin organizarea activității, prin a consuma mai puțin timp pentru activitățile obișnuite, concret, prin planificarea activităților (3).

Există anumite mituri false, idei preconcepute în legătură cu timpul, care se regăsesc în aceste exemple:

„Sunt tot timpul ocupat, ceea ce înseamnă că sunt extrem de eficient."

"Cu cât dedic mai mult timp unei anumite sarcini, cu atât îmi va ieși mai bine."

"O să-mi fac timp de restul mai târziu."

Identificarea cauzelor care duc la irosirea timpului.

Mulți oameni consideră că nu irosesc timpul și totuși el trece pe lângă noi, lăsând multe probleme nerezolvate. Ca să aflăm cauzele care duc la irosirea timpului trebuie să răspundem cu sinceritate la următoarele întrebări:

·         Din ceea ce fac, ce nu ar trebui făcut deloc?

·         Din ceea ce fac, ce ar trebui făcut de altcineva?

·         Din ceea ce fac, ce îmi ia mai mult timp decât ar trebui?

·         Din ceea ce fac, ce provoacă irosirea timpului altor persoane?

1.        A face lucrurile care nu trebuie făcute deloc, reprezintă un mod foarte obișnuit de a irosi timpul. Astfel, este posibil spre exemplu, să continui să faci ceva, numai pentru că acel lucru îl făceai dintotdeauna, sau să faci două lucruri în paralel, chiar dacă unul din ele este complet inutil. Uneori pierzi timpul, pentru că faci un lucru după un sistem vechi, lent, pentru că ești conservator și nu vrei să apelezi la metode mai rapide și mai eficiente.

2.        A face un lucru care ar trebui făcut de altcineva. Un manager poate cădea uneori în această capcană, pentru că este tentat să facă anumite lucruri la care se pricepe foarte bine, chiar dacă ele au ieșit din sfera responsabilităților sale. Oamenii învață foarte repede, că dacă au o problemă, care țin de ei și pe care o prezintă managerului, acesta va fi dispus uneori să o rezolve în locul lor. Dacă un manager nu învață să delege din responsabilitățile sale, o parte importantă din timpul alocat activității manageriale este irosit.

3.        Unele lucruri pot lua mai mult timp decât ar fi necesar.  Acest lucru se poate întâmpla, atunci când te grăbești să treci la acțiune înainte de a fi stabilit exact ceea ce trebuie făcut; când vrei să faci totul de unul singur; când nu te informezi în mod corespunzător atunci când te apuci de o problemă nouă; când nu ești organizat și nu ai o anumită ordine logică și eficientă de efectuare a activităților.

4.        Cum irosești timpul altora. Ca manager, poți să rosești timpul altor persoane, de exemplu când te răzgândești, după ce oamenii au muncit deja destul de mult; când uiți să transmiți noile informații care au apărut pe parcurs, astfel încât oamenii trebuie să refacă lucrările; când ții ședințe fără o ordine de zi precisă, acestea prelungindu-se la nesfârșit; când nu ești punctual și lași să aștepte persoane punctuale etc..

Planificarea sarcinilor.

“Dacă vrei ca un lucru să fie făcut bine trebuie să-l dai unei persoane ocupate. Oamenii ocupați par să se priceapă să controleze timpul mai bine decât ceilalți” (Churchill).

Aceasta se datorează faptului că oamenii ocupați sunt dotați cu un simț al urgenței rezolvării problemelor, iau în serios termenele de finalizare și nu le place să le prelungească, și-au dezvoltat abilitățile pentru a face lucrurile la timp și sunt conștienți de ceea ce sunt capabili să realizeze (4).

Cunoașterea propriilor responsabilități.

                Înțelegerea clară a responsabilităților și a rolului de manager este primul pas spre a vă procura mai mult timp. Pentru aceasta este nevoie să vă fixați anumite obiective, ceea ce înseamnă planificarea activităților, astfel încât ele să se încadreze în limita de timp dată. În general este necesară stabilirea unei ordini de priorități. Sarcinile pot fi clasificate în patru categorii:

·         Sarcini esențiale, respectiv cele ale căror nerealizare te împiedică să îți îndeplinești în mod eficient rolul;

·         Sarcini pe care ar trebui să le realizezi, adică acele sarcini care urmează a fi realizate după cele esențiale;

·         Sarcini pe care ți-ai dori să le realizezi. Aceste sarcini corespund în general unor lucrări care sunt mereu amânateși nu ajung să fie realizate sau sunt începute și rămân în această fază.

·         Sarcini cu prioritate scăzută, dar care sunt mai ușoare și mai plăcute.

În organizarea timpului, înțelegerea diferenței dintre urgent și important joacă un rol însemnat. Activitățile urgente sunt cele care presează în primul rând prin factorul timp. Chiar dacă sunt banale sau neesențiale ele trebui rezolvate rapid, fără să li se acorde însă foarte mult timp. Activitățile importante necesită o atenție mai specială și mai mult timp pentru a fi rezolvate. Există și cazuri în care o anumită sarcină este și urgentă și importantă, situație în care este necesară, atât o atenție sporită, cât și o bună organizare a timpului.

Programarea utilizării timpului unui manager.

Managerul trebuie să dispună de anumite metode, care să-l ajute să-și optimizeze timpul de lucru (2). În acest sens ar trebui să ia în considerare:

a)      Stabilirea de termene limită

Orice lucrare tinde să ocupe tot timpul alocat și să necesite și un timp suplimentar. O bună parte din timpul alocat este pierdut, activitatea realizându-se adesea în ultima parte a timpului. Importanța termenelor limită apare cu claritate în managementul proiectelor, când depășirea lor duce, fie la creșterea bugetelor, fie la scăderea calității.

b)      Abordarea sarcinilor complexe

Sarcinile mai complexe par descurajante și te pot bloca pentru că nu știi bine de unde să începi rezolvarea lor. Pentru a controla complexitatea unei sarcini este necesar împărțirea ei în sarcini mai simple, care să fie accesibile și care pot fi ordonate în timp într-o anumită succesiune logică.

c)       Planificarea unor perioade de timp în care să nu fi întrerupt

Anumite activități nu pot fi bine realizate decât dacă se dispune de o anumită perioadă de timp în care să lucrezi fără întrerupere. Pentru a preveni întreruperile de timp generate de diferiți factori este utilă programarea perioadelor când ești disponibil și a acelor perioade în care nu trebuie să fii deranjat; preluarea mesajelor telefonice de către altcineva pe o anumită perioadă de timp etc.

În final prezentăm managerilor câteva sfaturi utile în managementul timpului de lucru (2):

·         Învățați să folosiți o agendă în care să vă programați întâlnirile de lucru;

·         Pentru corespondență, scrieți răspunsul la anumite adrese direct pe ele;

·         Stabiliți un timp fix de durată a ședințelor;

·         Grupați sarcinile mici și neimportante pentru a fi rezolvate în bloc;

·         Culegeți informațiile necesare și pertinente înainte de a lua o decizie;

·         Dați indicații simple și clare;

·         Delegați cât mai mult, amânați cât mai puțin;

·         Învățați să spuneți nu, atunci când este necesar;

·         Fiți punctuali și încurajați punctualitatea altora;

·         Micșorați întreruperile datorate telefoanelor, evitați conversațiile inutile;

·         Începeți unele discuții în biroul altora, pentru a vă putea retrage atunci când doriți;

·         O persoană invitată să ia loc, va consuma de două-trei ori mai mult timp decât necesar;

·         În cazuri de criză, luați un moment de calm;

·         Faceți un singur lucru important pe zi;

·         Nu vă lăsați copleșiți de activități fără valoare;

·         Deciziile minore luați-le repede; nu amânați până în ultima clipă o decizie – riscați să luați o decizie proastă.

 

BIBLIOGRAFIE

1.        Certo Samuel – Managementul modern, Ed Teora, București, 2004.

2.        Haynes M. Marion – Managementul timpului, Ed. Teora, București, 2003.

3.        Marinescu P. – Managementul instituțiilor publice, Ed. Universității București, 2003.

4.        Niculescu C., Stegăroiu I. – Excelența în management, Ed. Niculescu, București, 2003.

5.        Stephen R.Covey – Managementul timpului, Ed. All, București, 2003.

 



| chestionar emc |




Timpul ca resursa | 1 comentarii | Creaza cont nou
Urmatoarele comentarii apartin celor care le-au trimis. Acest site nu raspunde pentru continutul lor.
Timpul ca resursa
Scris de: larusu.bh pe 05.12.2008, 21:56
Felicitari pentru utilitatea informatiilor continute. As mentiona citeva pareri personale manageriale, vis-a-vis de tema articolului:
- nu intotdeauna un lucru bine facut, se poate face f. repede. Deci, de evitat "cistigarea de timp" in defavoarea calitatii muncii.
- uneori informatiile primite pot fi fie incomplete (atentie la detalii), fie derutante. In caz de dubiu, a le verifica, folosind o alta sursa independenta, se poate dovedi de-a dreptul salvator de timp si materiale.
- de aceea un spirit managerial analitic si (auto)critic este necesar si benefic.
[ Raspunde | # ]